شرکت ملی پالایش و پخش فرآوردههای نفتی ایران، متقاضیان با ورود به سامانه ابتدا با استفاده از پنجره ملی خدمات دولت هوشمند (دولت من) وارد سامانه شده و سپس با واردکردن سریال برگ سبز خودرو (سند مالکیت) و پلاک خودرو، نسبت به تعریف خودروهای خود اقدام کنند.لازم به ذکر است طبق اطلاعیه شرکت ملی پخش فرآوردههای نفتی ایران، تعریف چندخودرویی صرفا شامل خودروهای سواری شخصی شده و سایر وسایل نقلیه موتوری یک شخص اعم از موتورسیکلت یا خودروهای عمومی متعلق به اشخاص حقیقی مشمول تعریف گروه چندخودرویی قرار نمیگیرد.درصورتیکه مالک چند خودرو، در موعد یکماهه نسبت به انتخاب خودروی خود برای دریافت سهمیه در سامانه معرفی شده توسط شرکت ملی پخش اقدام نکند، کارت سوختی که دارای بیشترین تراکنش در بازه سهماهه گذشته باشد، بهعنوان کارت سوخت دارای سهمیه نرخ اول و دوم تلقی شده و باقی کارتهای سوخت مشمول تعریف چند خودرویی ابطال خواهد شد.